Cómo organizar un evento corporativo de éxito

cómo organizar un evento corporativo con éxito

La organización, planificación y profesionalidad son claves para un evento corporativo de éxito

Un evento corporativo  se organiza para transmitir un mensaje  a un público concreto y conseguir unos resultados que variarán en función de los objetivos. Por norma general suelen ser de dos tipos:

Internos: son aquellos eventos corporativos que generalmente suelen ser motivadores y están dirigidos a los empleados de la empresa.

Externos: están destinados a clientes y medios de comunicación. Su finalidad es dar a conocer la empresa, promocionar la imagen de la marca y fidelizar.

¿Por dónde empiezo para organizar el evento de mi empresa?

1.- Objetivos: lo primero a la hora de organizar un evento corporativo es establecer unos objetivos realistas y alcanzables. Hay que pensar en qué queremos conseguir con esta acción y a qué tipo de público nos dirigimos. También tenemos que tener en cuenta el presupuesto con el que contamos y el número de invitados.

2.- Planificación: hay que decidir lugar, fecha, hora y duración del evento. Además, necesitamos un cronograma que establezca qué se tiene que hacer en cada momento y que coordine al equipo de trabajo.

3.- Guión: el evento corporativo debe contar con guión en el que el mensaje y los contenidos se adapten al público invitado. Se debe pensar en el evento como una experiencia global para el invitado en la que todo comunica: entrada, música, visita a las instalaciones y despedida.

En un evento corporativo hay que cuidar al máximo el sonido y la iluminación

En un evento corporativo hay que cuidar al máximo el sonido, la iluminación y los recursos audiovisuales

4.- Iluminación y sonido: El sonido y la iluminación deben ser perfectas. De nada servirá preparar todo lo demás si somos incapaces de hacernos oír y de que se nos vea bien. Hay que estudiar bien la acústica del lugar y ver las necesidades de iluminación tanto si es exterior como si es interior.

5.- Recursos audiovisuales: dependiendo del tipo de evento corporativo que organices, la realización de un video es siempre una apuesta segura que capta la atención de los asistentes. Pero no te quedes sólo en la elaboración del video ¿Has pensado cómo vas a proyectarlo?

6.- Sorprende: la sorpresa es algo que siempre queda en el recuerdo. Innova, rompe con lo tradicional y atrévete a ser diferente.

7.- Presentador: hay que pensar muy bien quién va a presentar, dirigir el acto y transmitir nuestro mensaje. Si vas a hacerlo tú mismo y no tienes experiencia a la hora de hablar en público, puedes entrenarte con unas sesiones de coaching para mejorar la gestión de las emociones, la seguridad, confianza, la respiración, el vocabulario y la comunicación no verbal.

8.- Busca la participación: la interacción con el público te garantiza mantener su atención. Además, es una buena herramienta para evitar el aburrimiento y las distracciones. Juega con tu público, invéntate un concurso, lanza preguntas.

9.- Redes Sociales. No pierdas la oportunidad que las redes sociales te ofrecen para convertirse en el altavoz de tu evento corporativo. Crea un hashtag e invita a colgar imágenes en Instagram, twittear,etc. En ningún otro momento vas a tener la oportunidad de tener un grupo de gente tan numeroso que hable de ti al mismo tiempo.

10.-Medios de comunicación: si organizas un evento corporativo externo, no te olvides de enviar una convocatoria a los medios de comunicación para que se hagan eco de tu notica.

En definitiva, la clave del éxito en un evento corporativo es la organización, la profesionalidad y sobre todo no dejar lugar a la improvisación. Si estás pensando en organizar tu evento de empresa y no sabes por dónde empezar, no te preocupes. En Blau somos especialistas en la organización de eventos. Contáctanos y déjalo en manos de profesionales o si lo prefieres puedes ver un ejemplo de lo que hacemos.

 

Vanessa Gregori en Blau Comunicación