Conocimiento y experiencia para eventos

Realización de eventos en Benidorm

Uno nunca sabe cuando va a necesitar su conocimiento para desarrollar mejor su profesión, que sumado a la experiencia adquirida con los años, te da la confianza para afrontar la realización de eventos nacionales como la pasada XXXV Gala Nacional del Deporte en La Nucía.

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Ahora es momento de reflexionar sobre nuestro trabajo después de colaborar en uno de los eventos nacionales más importantes del año realizado en la provincia de Alicante, la XXXV Gala de Premios del Deporte de la Asociación Nacional de la Prensa Deportiva, celebrada el pasado 2 de Marzo en La Nucía. Este evento contó como premiados con los mejores deportistas nacionales de 2014 como Mireia Belmonte, Ona Carbonel, Laia Sanz o los hermanos Márquez, entre otros, y con los periodistas deportivos de todos los medios de comunicación nacional.

Conocimiento

Imprescindible en una empresa como la nuestra el ingrediente “conocimiento” para saber responder a las necesidades de un ente profesional y exigente como TVE y llevar a cabo el asesoramiento y coordinación con el cliente, en este caso el Ayuntamiento de La Nucía y la Asociación de la Prensa Deportiva. En casos como éste es cuando más valoras toda la capacidad que tenemos para realizar una gala de entrega de premios retransmitida en directo por Teledeporte y TVE Internacional, y que tendrá una gran repercusión en los medios de comunicación nacional. La primera reunión con el equipo de TVE, hará mes y medio, fue para iniciar la preparación del evento en un auditorio cerrado con capacidad para 600 personas y un escenario normal, con un boca de 8 mts y con los recursos básicos. A priori un buen lugar para poder trabajar con normalidad.

Nos pidieron imágenes en calidad BROADCAST para emitir durante el programa y poder mostrar los recursos turísticos y los acontecimientos deportivos más relevantes de La Nucía. Aquí la importancia de tener un archivo audiovisual con calidad y actualizado para poder comunicar con eficacia. Trabajamos en una primera configuración de necesidades para la iluminación y montaje de escenario, posición de cámaras, ver los tiros, ángulos, preparar un primer borrador de escaleta etc… mientras empezábamos a escuchar entre los organizadores del evento los nombres de los primeros deportistas confirmados.

Empezábamos en este punto a interiorizar la magnitud de este proyecto, y me daba cuenta que las conversaciones con los responsables de producción de TVE eran cada vez más técnicas y precisas. En momentos como este, valoras y agradeces para así poder exprimirlo, todo el conocimiento técnico adquirido hace 20 años estudiando en la Universidad de Alicante para poder hablar en el “mismo idioma” con todo el equipo técnico y de producción. Y estas son cosas que no se aprenden en dos días, sino en el paso por unos estudios sólidos y competentes que he ido acumulando primero en la Universidad y luego en escuelas reconocidas del mundo de la comunicación.

Experiencia

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Y tan necesario es tener un buen equipo preparado que te acompañe en la ejecución de eventos tan importantes como este. La experiencia te dice que en cualquier momento pueden venir contratiempos y necesitas sentir y  transmitir seguridad  así como la confianza en tu equipo para cumplir con el planning de producción.

Inicialmente, el planning de producción contenía por un lado la comunicación del evento de  los patrocinadores (Coca Cola, El Corte Ingles, UCAM, TVE, Loterias, la Liga): diseñar el photocall de patrocinadores, realizar una animación en vídeo para pantallas con el título del evento, los logotipos y una imagen identificativa de la localidad, realizar varios vídeos, montajes de imágenes con y sin logotipos, revisión, cambios, revisión por terceros, por cuartos..más cambios .. los que nos dedicamos a la comunicación sabemos de qué estamos hablando y los momentos de estrés que vivimos hasta que se cierra todo.

Por otro lado, la coordinación del montaje de escenario, necesidades de iluminación solicitadas, medidas de escenario para atril y escaleras, ajustes de diseño, y cuando empieza todo a tomar forma es cuando nos encontramos con el primer gran cambio: ante las numerosas confirmaciones de asistentes al evento entre premiados, invitados y miembros de la asociación y el interés despertado por acontecimiento tan importante se propone el cambio de ubicación y trasladar la gala del Auditori al Pabellón Municipal para poder alcanzar una capacidad de 2.000 espectadores, todo un reto.

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Comenzamos desde cero a diseñar un nuevo espacio para realizar el evento en un lugar diáfano y vacío donde era necesario planificar y proyectar todos los recursos técnicos, aunque contando con un gran espacio donde imaginar un evento espectacular. Ahora tocaba resolver en poco espacio de tiempo los cambios en el proyecto en cuanto a diseños, distribución y colocación de equipos, protocolo.. etc. El reto había aumentado su dimensión y estábamos preparados para afrontarlo.

Montaje de tarimas a tres niveles para un escenario con boca de 22 mts, y 8 mts de fondo, lo que conlleva montar una estructura volada de mas de 100 mts de largo para sujetar la iluminación (75.000 w), sonido (20.000 w) y una pantalla central de 9×4,5 mts con 2 retro-.proyectores de 15.000 lumnes en paralelo. En los laterales del escenario colocamos 1 pantalla led a cada lado de 2,5×1,5 mts donde se proyectaran los logotipos de los patrocinadores, detrás de los presentadores y de los trofeos.

Nuestra experiencia como agencia de comunicación nos ayuda a pensar en clave de marketing para el municipio de La Nucía y analizar todas las posibilidades para diseñar el espacio y darle protagonismo a la marca turística en lugares estratégicos que será recogida por las cámaras de TVE y retransmitida a nivel nacional.

Ya a una semana del evento, fuimos coordinando los últimos flecos para la realización de televisión vía telefónica….conseguimos que confirmaran una grúa con cabeza caliente y un brazo de 9 mts. En este momento supimos que todo el esfuerzo para conseguir un posicionamiento óptimo de nuestro cliente como ciudad del deporte  a nivel nacional lo íbamos a alcanzar. La  buena relación con todo el equipo técnico de TVE y poner en valor nuestra capacidad, conocimiento y profesionalidad han sido requisitos imprescindibles para generar la confianza que se requiere en estas situaciones y juntos trabajar por un resultado óptimo.

Llegó por fin el día del evento y todas las piezas estaban perfectamente engranadas. Tocaba disfrutar de nuestro trabajo y  dar las gracias a todo el  equipo y a las empresas colaboradoras en este maravilloso proyecto.

CEO en Blau Comunicación